Der Begriff Digitalisierung kursiert seit langer Zeit und viele Branchen gelten als weitgehend digital, mindestens weit Fortgeschritten. Viele ÖPNV- und SPNV-Unternehmen haben diese wichtige und notwendige Entwicklung aufgegriffen, jedoch primär zunächst Verwaltungs- und Vertriebsprozesse digitalisiert oder sind gerade dabei diese zu digitalisieren.
Die Realität in anderen Unternehmensbereichen ist, dass weiterhin überwiegend papierbasiert mit hohem händischen Anteil und geprägt von Doppelarbeiten agiert wird und damit zu Ineffizienzen führt. Dazu stehen Informationen für Folgeprozesse oder Daten für eine weitergehende Analyse nicht oder nur mit sehr hohem Zeitverzug zur Verfügung. Entscheidungen sind so in den betroffenen Verkehrsunternehmen nicht sachgerecht oder nur unter hohen Kosten herbeizuführen. Zudem spiegelt diese Arbeitsweise kein modernes Arbeitsumfeld wider, was zu Schwierigkeiten bei der Personalrekrutierung führt.
Die Aufgabe bestand in diesem Projekt für ein SPNV-Unternehmen darin, die zukünftige Ausrichtung der Instandhaltungsprozesse und -organisation, gemeinsam mit den Mitarbeitern, zu gestalten und den Unternehmensbereich dadurch zu modernisieren und zukunftsfähig zu machen.
Eine tatsächliche Digitalisierung bedarf, neben den finanziellen Möglichkeiten, einer Zielvorstellung und Entwurf der eingesetzten IT, der richtigen Prozesse und der benötigten Daten bzw. Ausrichtung auf zukünftige Informationsbedarfe. So werden nicht nur Abläufe verbessert sondern auch die Basis zur Schaffung von Unternehmenswissen gelegt. Dabei erfolgte die Auswahl der grundlegenden IT zur Unterstützung der Digitalisierung bereits durch den Kunden im Vorwege zum Projekt und stand damit fest. Dieses Vorgehen stellt, aus unserer Sicht, keinen Best Practice dar. Die IT sollte sich tendenziell eher analog den Prozessen anpassen lassen, als Prozesse passend zur IT zu machen.
Unter dieser Rahmenbedingung war die vorhandene IT des SPNV-Unternehmens auf die richtige Weise in die zu entwickelnden Sollprozesse einzubinden. Zunächst untersuchten wir dazu die bestehenden Abläufe, Arbeitsweisen und eingesetzten Hilfsmittel, um die notwendigen Veränderungen richtig einschätzen und die Digitalisierungspunkte klar benennen zu können. Dazu erstellten wir Stärken-Schwächen-Profile der Organisation und der untersuchten Abläufe. Anhand dieser erarbeiteten wir Vorschläge für Veränderungen und neue Prozesse.
Parallel untersuchten wir die ausgewählte IT, die zur Leistungsplanung und -erfassung, Lagerwirtschaft sowie zum revisionssicheren Dokumentenmanagement der Instandhaltungsaktivitäten genutzt werden sollte. Hierbei handelte es sich nicht um eine integrierte Lösung, sondern Spezialsoftware für das jeweilige Einsatzgebiet. Insofern war die Frage von Schnittstellen mit zu betrachten und in die Lösung einzubeziehen.
Auf dieser Basis erarbeiteten wir spezifisch für das Verkehrsunternehmen Blaupausen für die Kernprozesse Instandhaltung und Erneuerung von Infrastrukturanlagen sowie der Arbeitsvorbereitung. Darin beschrieben waren der jeweilige detailliert Arbeitsablauf sowie die Interaktion mit den IT-Systemen und die beteiligten Organisationseinheiten.
Das Projekt erarbeitete ebenso die zugrunde zulegenden Datenstrukturen und zu generierenden Daten für ein optimiertes und standardisiertes Asset Management. Damit wurde die Grundlage für die Wissensgenerierung (z. B. Predictive Maintenance) durch Nutzung der zu erzeugenden Instandhaltungsbestands- und -bewegungsdaten gelegt.
07. Dezember 2018